Bank Bank Tut …. Siapa yang Patut ?

Management modern tidak akan lepas dari penggunaan Sistem Informasi Manajemen yang berbasis IT. Apalagi sekelas UNS yang mempunyai mahasiswa 27 ribu orang. Ibarat rumah dengan halaman seukuran lapangan bola, tidak akan mungkin memotong rumput dengan gunting. Core dari manajemen univeristas adalah manajemen akademik. Dari akademik akan bersentuhan direct dengan keuangan. Dan tatkala mengelola keuangan suka atau tidak suka mau atau tidak mau musti berhubungan dengan Bank. Lantas Bank mana yang akan dipilih….? agar supaya ke depan UNS yang sudah menjadi world class university ( urutan 4680 versi webometrics sori 4681) mampu memberikan kenyamanan pelayanan kepada mahasiswanya.

Jika dilihat dari kurun waktu pengelolaan manajemen, sesungguhnya UNS telah memasuki masa migrasi sistem sejak tahun 2005, namun ini kurang dipahami secara kolektif. Sehingga ”respon” terhadap perubahan akibat migrasi ini cenderung sangat lamban. Respon apa? Respon tentang sistem terbaru dengan perubahan alur dan segenap piranti teknis maupun kebijakan belum benar-benar dipahami oleh semua user atau stake holders. Yang kedua, upgrade skills SDM untuk dapat mem-back up sistem tidak berjalan dengan sebuah skenario yang matang ( misal belum pernah ada study pemetaan tentang tingkat kematangan SDM UNS dalam mengoperasikan Komputer dan jaringan), Yang ketiga, adalah perubahan model komunikasi dan perubahan entitas yang terlibat dlm sistem yang berdampak pada perubahan model pengelolaan belum terantisipasi dengan baik.

Apa saja yang musti dilihat sebagi variabel yang harus di pertimbangkan dalam rangka menciptkan kenyamanan pelayanan kepada mahasiswa UNS terkait dengan single Bnak Account untuk penerimaan Pembayaran SPP :

1. Study awal (atau susulan, terlambat gak pa-pa dari pada tidak sam sekali ) tentang presepsi mahasiswa terkait dengan sistem online payment ini : sejauh mana pemahaman mereka, sejauh mana dukungan mereka, sejauh mana kecakapan mereka dibidang utilitasi distribusi chanel perbankan, sehingga berujung pada pertanyaan sejauh mana “culture student ” UNS terkait dengan sistem online payment ini. Syukur-syukur dari study ini akan dapat ditemukan proporsi mahasiswa yang membayar melalui chanel distribution yang dimiliki oleh Bank, atau dikantor acabang mana mereka membayar. Kenapa harus repot begitu? 27.000 student berbondong-bondong ke satu Bank….!!!
2. Study awal (atau susulan, terlambat gak pa-pa dari pada tidak sama sekali ) tentang : sesungguhnya dimana mereka mempunyai rekening. Mereka yang dimaksud adalah : Mahasiswa dan atau orang tuanya. Variabel ini akan cukup berpengaruh untuk menentukan Bank mana dan melihat sejauh mana aktifitas perbankan dilakukan oleh student atau orang tuanya, atau malah mungkin men-set model payment seperti apa yang pas untuk mahasiswa UNS : Auto debet misalnya.
3. Dari 2 study awal ini, tentunya membawa konsekwensi : a) UNS harus segera membuat policy yangdituangkan dalam SK Rektor terkait dengan perubahan yang diusulkan (misal untuk mahasiswa baru hukumnya wajib alias fardlu a’in memiliki rekening di Bank yang ditunjuk oleh UNS). b) UNS dan pihak Bank merubah atau membenahi sistem menjadi release baru (mungkin SIMUREG 2.0 sebagai penyempurnaan versi sebelumnya)
4. Memastikan lagi, Siapa sesungguhnya yang mempunyai “Hajat” besar setiap semester ini yang menjadi penanggungjawab teknis (Person in charge). Kalau perlu buat Kantor : Pusat Pelayanan Mahasiswa lengkap dengan piranti pendukungan : PC, internet dan kantor kas pembantu Bank di UNS dalam satu atap.
5. Nah setelah yang punya hajat ketemu dan ngantor di “One Stop Service Office”, dia segera bertugas untuk melihat existing alur, untuk kemudian membuat matriks kelebihan dan kekurangan dari sistem yang ada secara terus menerus demi untuk menyempurnakan sistem. Karena saya sangat yakin kayaknya akan muncul SIMUREG versi 4.0
6. Matriks diabagi menjadi 2, yaitu Matriks A : yang berisi analisa dari sisi internal UNS dan Matriks B : yang berisi analisa dari sisi eksternal UNS.
7. Matriks A : SOP di Bagian Pendidikan terkait dengan pengelolaan data siapa saja yang harus membayar, SOP di Bagian Keuangan terkait dengan pengelolaan berapa besar uang yang harus dibayarkan oleh student, SOP di UPT Puskom menampung kedua data tersebut untuk kemudian dikoneksikan ke Bank terkait.
8. Matrik B : Keunggulan/kekurangan dari masing-masing Bank : sistem koneksi UNS-Bank, service time dan delivery time layanan ke mahasiswa, reporting bank. Kalau masih ada yang lain silakan ditambahkan.
9. Supporting data untuk mendukung dari 1-7 telah tersedia di Puskom, mulai dari distribusi frekwensi kedatangan mahasiswa ke Bank (terkait dengan antrian yang terjadi) sampai dengan jumlah uang yang dihasilkan dari setiap transaksi yang ada.
10. Perbaikan dan penyempurnaan sistem secara terus menerus, darimana perbaikannya? ya …tentunya dari semua yang terlibat dalam sistem. Dialarang saling menyalahkan, apalagi mencari kambing putih. Temuan kesalahan kita catat dan perbaiki untuk layanan yang akan datang.
11. Catatlah apa yang telah anda lakukan dan lakukan apa yang sudah tercatat.
12. Setelah data terkumpul, dianalisa, baru ambil keputusan : Bank Siapa yang patut dengan UNS? Jangan sampai salah membuat keputusan dengan pertimbangan partial. Ibarat :i anak kita yang nakal, anak tetangga yang di jewer….atau malah memindahkan permasalahan yang sering terjadi di salah Bank ke Bank yang lain (setelah ditunjuk menjadi Bank Penerima)
13. Selamat bekerja dengan profesional dan kerendahan hati